¿Recuerdas la trilogía de Regreso al Futuro? Martí y Doc vivían trepidantes aventuras a través del tiempo, tratando de resolver los problemas que ellos mismos habían creado alterando eso que Doc llamaba siempre, poniendo cara de susto, el continuo flujo espacio tiempo.

El teletrabajo tiene grandes beneficios, eso nadie lo duda. Pero también crea algunos nuevos problemas, que tenemos que ser capaces de solventar si queremos que la productividad y el clima de nuestra empresa no se resientan.

Y es que, al igual que los protagonistas de la trilogía, con la implantación del teletrabajo en la empresa hemos alterado el continuo flujo espacio tiempo de nuestros trabajadores.

¿Qué podemos hacer para asegurarnos de que el teletrabajo funciona?

No trate de controlar el tiempo de trabajo de sus empleados

Cuando una organización empieza a teletrabajar es habitual que los directivos estén muy preocupados por conseguir respuestas inmediatas de sus colaboradores.

En el fondo, la pérdida de la sensación de control hace que el directivo desconfíe del empleado. ¿de qué manera podemos asegurarnos de que trabaje en vez de ponerse a ver Netflix?

Así que es habitual que en estos primeros estadios del teletrabajo se exija a los individuos que estén permanentemente conectados a Internet y respondan al momento los requerimientos que se les hacen por medio del sistema de mensajería interna corporativo.

Incluso algunos directivos caen en la tentación de instalar software que controle el tiempo de conexión del trabajador y en algún caso, hemos llegado a ver a mandos que piden a sus equipos trabajar con la cámara encendida.

No caiga en ese error. Si no confía en que sus empleados y piensa que van a aprovechar la lejanía para jugar a la consola o hacer maratones de series, despídalos y sustitúyalos por empleados más comprometidos.

Pero no piense que este problema se lo ha causado el teletrabajo. En la oficina los empleados tienen infinitas posibilidades para despistarse y vaguear. Que usted los tenga sentados a unos pocos metros no significa que los pueda controlar. En la oficina lo único que se produce es eso que se llama ilusión de control.

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Minimice las interrupciones

No descubrimos nada nuevo si decimos que las continuas interrupciones son una de las principales causas de baja productividad en las oficinas. De hecho, una de las grandes ventajas del teletrabajo es que reduce las interrupciones a las que continuamente estamos sometidos en nuestro entorno de trabajo.

Pero, cuidado, porque el teletrabajo también puede verse muy perjudicado por un nuevo tipo de interrupciones que se crean. Llamadas continuas, mails que hay que contestar urgentemente, interminables video conferencias… no solo generan interrupciones constantes y hacen que nuestros colaboradores no puedan realizar tareas de valor. También terminan por crear un terrible efecto “burn out” en los equipos y generar una terrible insatisfacción con el trabajo.

Pero es que, además, si empezamos a implantar una cultura de teletrabajo, nos empezará a pasar que el horario de los trabajadores será distinto. Si tenemos que incorporar a un informático que domine un lenguaje de programación muy específico ¿Por qué nos vamos a limitar a buscarlo en una ciudad?

La generalización del teletrabajo nos permite acceder a un pool de talento mundial. Tenemos que ser capaces de permitir que todos estos profesionales trabajen sin interrupciones y a distintas horas del día. ¿Cómo lo podemos hacer?

1)  Reducir las peticiones urgentes.

En primer lugar, comprender que nuestros compañeros y colaboradores necesitan tiempo para tramitar nuestras peticiones. Por eso tenemos que evitar realizar peticiones urgentes y permitir, de esta forma, que en nuestra empresa pueda trabajarse de forma planificada.

Para ello tenemos que planificar con más holgura nuestras peticiones y, cuando realicemos una petición, indicar cuál es el tiempo de respuesta que necesitamos. Y esto no es solo para los compañeros, también es para los colaboradores. Un directivo que todo lo que pide es urgente y que genera interrupciones continuas en su equipo es un mal gestor que perjudica enormemente la productividad de su equipo. Tenemos que acostumbranos a que lo que pide el jefe no tiene que ser siempre la primera prioridad de nuestros colaboradores. De lo contrario crearemos una organización orientada a los jefes, no al cliente.

2)  Sustituir tareas inmediatas por tareas planificadas

En segundo lugar, sustituir tareas inmediata por tareas planificadas. Una llamada de teléfono que realizo a un compañero sin avisar, es una tarea inmediata. Mi compañero tiene que parar lo actividad que está haciendo y coger el teléfono. Si no puede parar, lo que hará será llamarme en cuanto pueda…. Generándome esta vez una interrupción a mí. No solo estaremos como el ratón y el gato, sino que nos habremos interrumpido varias veces el uno al otro y nuestra productividad se habrá desploma. ¿Cómo podríamos evitar esto? Pues haciendo algo tan sencillo como agendar nuestras llamadas, enviando una cita por correo electrónico.

3)  Incrementar el trabajo asíncrono

En tercer lugar, y probablemente lo más importante. Tenemos que comprender la diferencia entre realizar actividades de forma síncrona, que es cuando dos o más personas hacemos algo a la vez, o hacer las cosas de forma asíncrona, que es cuando dos o más personas hacemos una actividad en distintos momentos.

Un ejemplo de actividad realizada de forma síncrona sería una reunión virtual con el equipo.

Un ejemplo de actividad realizada de forma asíncrona es trabajar en un documento de office 365 de forma colaborativa.

Pues bien, si queremos ser eficientes teletrabajando, tenemos que esforzarnos en realizar de forma asíncrona todas las actividades que podamos.

Por ejemplo, si tenemos que dar feedback a un compañero sobre un informe, lo que nos va a salir natural es organizar una reunión virtual. Pero es mucho más eficaz y genera mucho menos rigidez en nuestras agendas, dar ese mismo feedback utilizando la funcionalidad de control de cambios de Word.O, por qué no, grabar un breve video con nuestras instrucciones y colgarlo en teams.

Prácticamente todas las actividades que se realizan en una empresa pueden realizare de forma asíncrona. La única excepción serían las reuniones que van a ser bidireccionales. Porque si en una reunión va hablar solo una persona, será mucho más eficiente grabar un video o un audio.

Para que en una empresa seamos eficaces en régimen de teletrabajo, las actividades realzadas de forma síncrona no deberían suponer más del 15% del total de la jornada laboral.

La destreza en el uso de herramientas digitales, clave para trabajar en asíncrono

Para ser eficaces trabajando en asíncrono es fundamental que todo nuestro equipo conozca y domine herramientas digitales.

En concreto debemos dominar tres tipos de herramientas.

  • Herramientas de colaboración. Las más importantes son teams y slack. Por medio de estas herramientas podemos crear equipos de trabajo en los cuales compartir documentos y generar conversaciones. Utilizar este tipo de herramientas nos permitirá reservar el correo electrónico para comunicaciones que realizamos con el exterior de la empresa.
  • Ofimática en la nube. Las soluciones más utilizadas son Office 365 y la G-Suite. Gracias a la ofimática en la nube podremos trabajar varias personas en un documento en tiempo real, evitando tener que trabajar en diferentes versiones de documentos. Nos permite también enviar enlaces a los ficheros y no adjuntos al correo, lo que reducirá nuestro tiempo de gestión del correo electrónico y nos permitirá ser más ordenados.
  • Grabación de videos en línea. Como Stream de Microsoft, que permite grabar videos en la nube y compartirlos por medio de teams. Estos videos pueden ser visualizados a doble velocidad, para ganar tiempo en su visionado.

 Como puedes ver, aprovechar la flexibilidad temporal del teletrabajo y no volver a nuestros equipos locos con las alteraciones en el flujo espacio tiempo, tiene que ver con aprender a gestionar tu tiempo eficazmente y a impactar de forma eficiente en la productividad de tu equipo.

Y esto está relacionado con desarrollar nuestra destreza digital. asunto que abordaremos en el próximo post, en el que hablaremos de la importancia de conocer el funcionamiento del condensador de fluzo.

Si quieres aprender más sobre el teletrabajo, te invitamos a nuestro evento digital que realizaremos el próximo martes día 16 a las 17.00.

En este enlace puedes inscribirte:

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Moebius Consulting

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