Sin lugar a dudas, la idea más poderosa que hay detrás de la filosofía LEAN es la distinción entre valor y desperdicio.
- Valor: es aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar
- Desperdicio: aquello por lo que el cliente no está dispuesto a pagar
Dentro del desperdicio encontramos dos tipos:
- Desperdicio necesario. aquello que hace falta para generar el valor. Nuestro objetivo ha de se ser reducirlo al mínimo indispensable.
- Desperdicio innecesario. Aquello que no podemos suprimir sin alterar el valor para el cliente. Nuestro objetivo debe ser eliminarlo.
Las reuniones comerciales son un desperdicio
No hay discusión que valga: las reuniones de los equipos comerciales son un desperdicio. Y es que, hasta la fecha, no se conoce que ningún cliente haya manifestado su intención de pagar más porque su comercial mantenga reuniones periódicas con su equipo de ventas.
Así que la única duda pues que nos queda es si las reuniones comerciales son un desperdicio necesario o innecesario. Propongo que les concedamos el beneficio de la duda y las consideremos desperdicio necesario.
La buena noticia es que la generalización de las reuniones digitales que nos ha traído el COVID-19 ha provocado de forma natural que eliminemos gran parte del desperdicio asociado a las reuniones de ventas. Los comerciales no tienen ya que desperdiciar tiempo en desplazarse a la reunión y las empresas han podido reducir todos los costes logísticos (salas, desplazamientos, dietas, etc.).
Pero aún podemos seguir profundizando en la eficiencia de nuestras reuniones de ventas digitales. A continuación, presentamos algunos consejos que nos ayudarán a reducir al mínimo el desperdicio asociado a las reuniones digitales y nos permitirá dedicar más tiempo a crear valor para nuestros clientes y nuestra organización.
Algunos consejos para mejorar tus reuniones digitales comerciales
1. Establece la media hora como la duración estándar de las reuniones
En muchas empresas existe una inercia a poner reuniones de una hora… y a agotarlas, con independencia del tiempo necesario para hacer la reunión. Establece que una duración por defecto de media hora en todas las reuniones del equipo comercial y reserva las reuniones de duración mayor solo para aquellos casos en los que sea absolutamente necesario.
2. Convierte la puntualidad en algo sagrado
Si en las reuniones presenciales dábamos diez minutos de cortesía, en las reuniones digitales no deberíamos dar más de dos. Y la puntualidad tiene que ser también tenida en cuenta para terminar. Para ello asegurarte de que cumples tiempos, comparte al inicio de la reunión la agenda, con los tiempos asociados a cada tema y da a uno de los participantes la responsabilidad de controlar el tiempo.
3. Ten claro el objetivo de la reunión
Las reuniones pueden ser informativas, formativas o deliberativas. Una reunión de equipo no es el lugar para tratar temas individuales, ni para trasmitir información de forma unidireccional, que puede ser compartida con un correo electrónico o un video grabado.
4. Controla el aforo
Al no tener limitaciones físicas de aforo ni requerir desplazamientos, es fácil caer en la tentación de convocar a muchas personas a la reunión digital y convertirla en un acto de masas. Y eso es un error. Si alguien asiste a una reunión tiene que ser porque va a aportar algo. La asistencia de “oyentes” a las reuniones lo único que hace es entorpecer su desarrollo, incorporar ruido y dificultar la comunicación.
5. Asegura la conectividad
Para asegurar la puntualidad y la calidad de la comunicación, es esencial que los participantes no tengan problemas técnicos. Adjunta a la convocatoria un breve manual de las aplicaciones digitales que se vayan a utilizar y establece un teléfono al que las personas que tengan problemas puedan llamar si tienen problemas de conexión sin interferir en su desarrollo.
6. Asegura que todo el equipo va preparado
No solo la persona que facilita la reunión tiene que prepararla. Si la reunión es informativa, adjunta el contenido que vas a transmitir en la convocatoria y reserva el tiempo de la reunión para resolver dudas. Si la reunión es deliberativa, si las personas tienen la información antes y la preparan la deliberación será de más calidad y la decisión se tomará de forma más ágil.
7. Combina medios síncronos y asíncronos
Las reuniones no son el único medio de comunicación con el equipo. Mantener canales asíncronos de comunicación como teams o slack nos permitirá mantener al equipo informado sin necesidad de alterar su agenda con una reunión. Si el jefe de ventas tiene que dar directrices al equipo, puede grabar un video que los comerciales podrán ver en el momento que mejor les venga y escucharlo incluso de forma acelerada con el reproductor de videos.
8. Fomenta la bidireccionalidad
Pide a todos los comerciales que tengan la cámara activada, realiza preguntas dirigidas e introduce elementos en la reunión que les hagan participar. Existen aplicaciones como mentimeter o mural que te permitirán recabar la opinión del equipo y mantenerlos activos. Aprovecha las reuniones para que los comerciales compartan sus buenas prácticas o presenten casos de éxito.
9. Elabora actas de forma ágil
En cada reunión debe haber un responsable de redactar el acta de la reunión, que no tiene que ser una transcripción de todo lo que se habla, sino un resumen muy sintético de los principales temas tratados y de los acuerdos alcanzados. Utiliza para ello una aplicación de notas como One Note o Evernote, de forma que las notas queden asociadas a la reunión y podáis compartirla nada más terminarla.
10. Graba las reuniones
Es la forma de asegurarte de que sí alguien faltó a la reunión, puede conocer de primera mano todo lo que se trató en ella.
Las reuniones comerciales nunca serán valor para el cliente. Pero eso no quita que puedan ser útiles y aportar valor al equipo de ventas.
Desgraciadamente, en la actualidad son una gran fuente de ineficiencia, frustración y desmotivación del equipo de vendedores.
La generalización de las reuniones digitales nos ofrece la oportunidad de convertir las reuniones en una herramienta ágil, que favorezca la comunicación y motive a nuestro equipo comercial.
Aprovecha la situación que estamos viviendo para desarrollar las habilidades de colaboración on line de tu equipo y tus reuniones mejorarán de forma significativa.
