El rol de un líder es convertir el potencial de sus equipos en rendimiento y para conseguirlo necesita transferirles poder de decisión. Los líderes ganan autoridad transfiriendo autoridad, pero sólo los líderes seguros son capaces de hacerlo ya que la delegación es un proceso que genera miedo de pérdida de control. Les ayudaría mucho saber que no es un proceso binario sino progresivo.
Jurgen Appelo definió en Management 3.0 hasta 7 niveles de autoridad, los cuales aparecen en la infografía, y van desde el nivel nulo “decir” hasta el nivel máximo “delegar”, donde la persona o el equipo funciona con plena autonomía. Con este modelo desarrolló la herramienta “tablero de delegación” para utilizar con el equipo.
Esta herramienta se basa en la premisa de que los buenos modelos de delegación necesitan dirección y límites. Muchas delegaciones fracasan por falta de límites en los equipos, los cuales tienen que encontrarlos en procesos de prueba y error que les dejan exhaustos, tanteando los límites de su capacidad de actuación y generando mucha fricción.
Además, Jurgen Appelo propone trabajar con el sistema y no con los individuos. Se trata de hacer de los procesos de transferencia de autoridad un proceso de discusión en el equipo. Sobre una lista de áreas de decisión clave, un mánager en conversaciones de equipo debe dejar claro qué nivel de autoridad tienen las personas (o a veces el equipo). Es importante señalar que no se trata de tareas, sino de áreas de decisión amplias. El nivel adecuado de delegación es un equilibrio que depende de la madurez del equipo y de sus miembros. El reto es llevar la delegación tan lejos como el sistema permita.
En muchos entrenamientos practicamos la dinámica de discusión entre managers “delegation poker” que introdujo Jurgen Appelo. En ella, e inspirándose en la metodología “planning poker” del marco scrum para llegar a acuerdos de manera rápida, se plantean diversas áreas de decisión donde los managers discuten hasta dónde llevarlas en los 7 niveles. En el ejercicio muchos de ellos descubren inhibiciones no fundamentadas a la hora de transmitir autoridad que, en definitiva, pueden llevar su delegación más lejos.
El conjunto de áreas de decisión y el nivel de autoridad transferido en cada una de ellas quedan reflejados en un “tablero de delegación”. Como todos los tableros tipo Kanban, agrupa a los equipos en conversaciones clarificadoras y da visibilidad a todos de “quién lleva qué y hasta dónde”. Los tableros de delegación permiten también hacer públicos los distintos niveles de delegación de los miembros del equipo en áreas clave en función de su madurez, generando un reconocimiento o visibilidad en unos y un efecto de emulación en otros.
Pasar de un sistema de autoridad centralizada a otro de autoridad distribuida tiene ventajas claras en entornos complejos, como mayor agilidad de decisión evitando cuellos de botella en una persona, mejores decisiones al integrar el conjunto de voces y un equipo empoderado capaz de tomar sus propias decisiones en un proceso donde el manager tiene la capacidad de definir las áreas transferidas y límites claros en cada área.
La infografía muestra un ejemplo de un equipo real donde sus miembros reflejan utilizando avatares los niveles de decisión en áreas clave del equipo.
¿Hasta dónde puedes llevar la delegación en tu equipo?
