Digitalización de la PYME: ¿cómo debe ser el plan de digitalización de las pequeñas empresas?

Para abordar con éxito la digitalización de nuestra Pyme, debemos comenzar por trazar nuestro propio Plan Digital y, para esto, debemos seguir el siguiente esquema:

Es decir, una vez que tenemos nuestro análisis de mercado, de la competencia y el diagnóstico de la situación actual, definimos los objetivos. Una vez definidos éstos, trabajamos las tres grandes áreas de digitalización: interna, externa y del equipo, para acabar definiendo el plan de acción correspondiente.

El motivo es que estas tiendas no son rentables. “Como estas tiendas tienen un margen de contribución negativo”, piensa el CEO tras leer el informe que le ha preparado el Director Financiero, “Si las cerramos mejoraremos los resultados globales de la empresa.

Digitalización interna

Aquí se hace referencia a todos los aspectos que tienen que ver con el uso de la tecnología para hacer más eficientes los procesos internos y, por tanto, el día a día de las personas que forman parte de nuestra Pyme.  

Y la pregunta que debemos hacernos en este punto es ¿cuáles son los elementos a tener en cuenta en la digitalización interna de una Pyme? Pues aquí os doy la respuesta: 

1. ERP (Enterprice Resorces Planning o planificación de recursos de empresa) o software de gestión de procesos empresariales que administra e integra los procesos de aprovisionamiento, almacén, gestión de recursos humanos, contabilidad y control de gestión. Es decir, es responsable de todos los procesos internos de la empresa. Lo más recomendable es optar por una solución en la nube (on cloud); las más implantadas son Navisión de Microsoft y MySap, Odoo y Holded (estas dos últimas gratuitas; con menos funcionalidades, pero suficientes si de lo que hablamos es de una microempresa). 
2. CRM (Customer Relationship Management) o software con el que una empresa gestiona sus relaciones con clientes actuales y potenciales. El CRM se puede y se debe conectar con el ERP con lo que, en una única solución, tendremos toda la información de la compañía; de proceso y de clientes. Hay muchas soluciones, el CRM más extendido es Salesforce, una solución en la nube que se está convirtiendo en un estándar. Existen otras soluciones en la nube diseñadas para pequeñas empresas a precios muy razonables; dos de ellas son Zoho y Pipedrive. 
3. Servidores y bases de datos para almacenar y manipular toda la información (de clientes y procesos) de los que dispone nuestra Pyme. Pueden ser físicos o en la nube; lo importante es disponer de ellos. Los servidores en la nube más utilizados son web Services y Azure.
4. Ciberseguridad o protección de sistemas, datos, softwares y hardwares que están conectados a Internet evitando así el robo, los ataques cibernéticos y las usurpaciones de identidad.
5. IoT (internet of Things o internet de las cosas): sistema de dispositivos informáticos interrelacionados, máquinas mecánicas y digitales, sensores, objetos o personas, a los que se proporcionan unos identificadores únicos, y la capacidad de transferir datos a través de una red sin necesidad de la interacción humano-humano o humano-sistema informático. Y todo para que esos datos transferidos, sean posteriormente procesados y analizados mediante la analítica digital y así poder extraer conclusiones válidas y aprovechables para la optimización de todos y cada uno de los procesos de la Pyme
6. Inteligencia artificial: ejecución de tareas de una manera mucho más eficiente a través de la interactuación con chatbots y/o asistentes virtuales dirigidos automáticamente con un programa previo de actuación y dotados de machine learning.
7. Impresión 3D: tecnología de impresión en 3 dimensiones crucial para reducir costes y mejorar la agilidad en los procesos de fabricación de las Pymes.
8. Cloud computing: red mundial de servidores remotos que funciona como un único ecosistema, normalmente asociada a Internet para el almacenamiento de datos. 

Digitalización externa

Hablamos aquí de la presencia en internet; ya no se trata de una inversión, es una auténtica necesidad porque, para nuestra Pyme, supondrá: 

• Que los clientes y potenciales clientes nos vean más y mejor, es decir, nos conozcan más y mejor. Es por tanto un canal de comunicación. 
• Que los clientes y potenciales clientes nos compren más, es decir, es un canal de ventas. 
• Conocer más a esos clientes y potenciales clientes, es decir, es a la par un canal de escucha y recopilación de información muy potente que permitirá afinar los canales de comunicación y ventas. Es decir, es un canal de escucha y generación de datos. 
• Como canal de comunicación Internet ofrece a las Pymes la posibilidad de llegar a cualquier cliente, en cualquier parte del mundo, en cualquier momento y, además, de comunicarse con él.  

Para desarrollar este canal como Pymes debemos trabajar; 

• Inbound Marketing o marketing de contenidos: metodología que busca atraer y convencer a clientes y potenciales clientes por medio de contenido de calidad proporcionando información que sea relevante para el público al cual nos dirigimos, que les sea de utilidad y les provoque, incluso, compartirlo con familiares y amigos. 
• Posicionamiento: se trata de identificar y usar las palabras clave adecuadas en el contenido de una marca para ocupar las primeras posiciones en los motores de búsqueda como Google. Se puede llegar de forma orgánica, lo que denominamos SEO, o hacerlo previo pago, lo que denominamos SEM.
• E-mail marketing:técnica de comunicación con el usuario en la que se utiliza el email para atraer a clientes y potenciales clientes. Es un canal directo con el usuario que permite adaptar el contenido a cada consumidor y así conseguir mayor retorno de la inversión; es una técnica es directa, pero nada invasiva, ya que el usuario debe haber aceptado el recibirlo. Además, se cuenta con gran cantidad de herramientas para medir los resultados de la campaña, como Mailchimp o Hubspot, entre otros.
• Redes Sociales: canal de comunicación bidireccional con clientes y potenciales clientes en la que la Pyme recibe preguntas y proporciona respuestas a esas preguntas o la información que necesitan los usuarios a través de las redes sociales.  ¿Y cuál es la red social más adecuada a mi negocio? No hay una más adecuada que otra, pero las más utilizadas son Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn. 

Por otro lado, como canal de ventas, es recomendable que toda Pymes cuente siempre con un e-commerce o sistema de compra y venta de productos y servicios utilizando Internet como medio principal de intercambio. Ya no se basa solamente en los puntos de venta físicos sino también en los virtuales: libre de servicio o desentendido, sin apenas límites de acceso y multinacional por solo el hecho de estar en la red, abierto las 24 horas, los siete días de la semana y configurable de acuerdo con los intereses y deseos del visitante 

Y finalmente, veamos cómo explotar internet como canal de escucha y generación de datos, la tercera de las palancas de la digitalización externa. Los datos son la gasolina de la transformación digital. Gracias a la correcta gestión de los datos, las pequeñas y medianas empresas aprenderán de lo que sus clientes y potenciales clientes dicen pudiendo así adaptarse a sus necesidades y deseos. Google Analytics es una herramienta y plataforma online desarrollada por Google para medir y analizar lo que ocurre en un sitio Web o en una aplicación móvil. 

Cultura Digital

Hago referencia aquí a la importancia de las personas como verdaderos impulsores de la tecnología y la innovación en las Pymes, es decir, de la importancia de contar con un equipo digital con la cultura, el liderazgo y las competencias digitales necesarias que aseguren la implementación del plan digital diseñado.